Haal het maximale uit SharePoint en MS Teams in 2025!


Benut het volle potentieel
In de afgelopen jaren hebben organisaties massaal hun werkprocessen gedigitaliseerd. De coronaperiode fungeerde als katalysator voor deze verschuiving, waardoor digitaal samenwerken en hybride werken in een stroomversnelling kwamen. Microsoft Teams en SharePoint vormden daarbij een solide basis.
Nu zien we in de praktijk dat lang niet iedereen het volle potentieel van deze krachtige tools benut. Sterker nog: veel teams worstelen met ongestructureerde data, inefficiënt documentbeheer en een wildgroei aan digitale werkomgevingen.
In dit artikel vertel ik je kort over de nieuwste ontwikkelingen in Microsoft Teams, de belangrijke rol van SharePoint voor een goed gestructureerde digitale werkomgeving, én het belang van digitale vaardigheden.
Benieuwd? Lees dan vooral verder!
Finalist helpt je graag met advies en trainingen, zodat jouw organisatie niet alleen meegaat in de digitale transitie, maar er ook echt in uitblinkt.
Een nieuwe realiteit
De wereld is dynamischer, digitaler en internationaler dan ooit. Veel organisaties werken nu hybride: deels op kantoor, deels op afstand. We ontmoeten elkaar online, delen documenten via de cloud en communiceren via chat- en videoconferentietools.
Microsoft Teams en SharePoint waren hierin jarenlang toonaangevend en blijven zich ontwikkelen als spil in de digitale werkplek.

MS Teams 2.0
Microsoft Teams, gelanceerd in 2017, heeft de afgelopen jaren talloze updates gekregen. In de nieuwe versie, vaak aangeduid als “New Teams” of “Teams 2.0”, is de interface sterk verbeterd. Ook is de prestatiesnelheid omhooggegaan en de geheugendruk omlaag. Hierdoor werkt Teams soepeler en efficiënter, of je nu in de cloud werkt of lokaal.
Een van de meest opvallende ontwikkelingen is de toenemende rol van AI. Met Microsoft 365 Copilot kun je chatgesprekken laten samenvatten, documenten genereren of zelfs vertaalfuncties inschakelen. Hierdoor kunnen repetitieve taken worden geautomatiseerd, wat veel tijd bespaart. Daarnaast wordt de meeting-ervaring beter: AI-gestuurde aantekeningen en real-time ruisonderdrukking zorgen voor heldere communicatie, ongeacht waar men zich bevindt.
Voor veel organisaties is het echter niet eenvoudig om elke nieuwe Teams-functie direct te benutten. Een heldere adoptiestrategie en gerichte training voorkomen dat medewerkers de weg kwijtraken in alle opties en instellingen.
SharePoint vormt de ruggengraat
Teams is ideaal voor directe communicatie, maar SharePoint vormt de basis voor documentbeheer en intranetfunctionaliteiten. Via SharePoint houd je overzicht in versies, machtigingen en metadata. Ook kun je er interne nieuwsberichten, handleidingen en beleidsstukken mee verspreiden. Steeds vaker wordt SharePoint bovendien ingezet om bedrijfsprocessen te digitaliseren, bijvoorbeeld met Power Apps of Power Automate.
Door SharePoint en Teams te integreren, ontstaan gestroomlijnde werkprocessen. Medewerkers openen documenten direct in Teams en slaan ze automatisch op in SharePoint. Dit voorkomt versnippering en dubbel werk. Wel is het belangrijk dat er afspraken zijn over sitestructuur, autorisaties en archivering. Zonder goede structuur kan zelfs de beste technologie leiden tot chaos in de digitale omgeving.
Met de juiste digitale vaardigheden wordt de techniek geen hindernis, maar een katalysator voor productiviteit en innovatie.
Digitaal vaardig
Een snelle Teams- of SharePoint-introductie is niet genoeg om duurzame veranderingen te bereiken. Gebruikers moeten niet alleen weten wat ze kunnen doen, maar ook hoe en vooral waarom. Denk bijvoorbeeld aan:
- Documentstromen: Hoe voorkom je dat medewerkers oude versies van documenten gebruiken?
- Teams-kanalen: Hoe houd je orde in een toenemend aantal kanalen en chats?
- Veiligheid: Hoe ga je om met vertrouwelijke informatie en zorg je dat machtigingen goed staan?
- Automatisering: Hoe bespaar je tijd en frustratie door repetitieve processen te automatiseren?
Voorkom ongestructureerde data
Door de snelle groei van data in de digitale werkplek liggen valkuilen op de loer. Zo zien we vaak dubbele documenten die op verschillende plekken worden opgeslagen of deelbaar zijn zonder de juiste rechteninstellingen. Ook wordt het gebrek aan metadata een probleem: medewerkers kunnen bestanden niet meer terugvinden of weten niet wie verantwoordelijk is.
Een zorgvuldige inrichting van SharePoint en Teams is daarom onmisbaar. Duidelijke richtlijnen, heldere mappenstructuren en het gebruik van metadata maken het verschil. Bij Finalist zien we dat governance – het geheel aan beleidsregels en richtlijnen – en goed adoptiebeheer hierin cruciaal zijn. Als iedereen dezelfde spelregels volgt, houd je overzicht en voorkom je onnodige risico’s.
Voordelen van efficiënt gebruik
Het op de juiste manier inzetten van Microsoft Teams en SharePoint levert diverse voordelen op:
- Tijdwinst: Informatie is makkelijk vindbaar en workflows lopen soepeler. Medewerkers hoeven minder te zoeken of dubbel werk te doen.
- Betere samenwerking: Of je nu thuis, op kantoor of onderweg bent: Teams en SharePoint bieden één geïntegreerde werkomgeving om samen te werken aan documenten en projecten.
- Hogere veiligheid: Met bewuste omgang van rechten en autorisaties voorkom je dat gevoelige data per ongeluk gedeeld wordt. Ook voldoe je sneller aan relevante wet- en regelgeving.
- Meer innovatie: Door slim gebruik te maken van AI-functies en automatisering komt er ruimte vrij voor creatieve en strategische taken.
- Tevreden medewerkers: Een gebruiksvriendelijke digitale omgeving verkleint de kans op frustraties en werkt motiverend.
Finalist gelooft in een gestructureerde aanpak om digitale vaardigheden te vergroten.
Praktische trainingsaanpak
We starten met een gratis intake, waarin we de huidige situatie en doelen bespreken. Op basis daarvan stellen we een trainingsplan op. Denk aan interactieve workshops over basishandelingen in Teams, diepgaande sessies over documentbeheer in SharePoint of verdiepende masterclasses over automatisering met Power Apps.
Onze aanpak is praktijkgericht: we laten deelnemers oefenen met realistische scenario’s. Hoe richt je bijvoorbeeld een nieuw projectkanaal in, inclusief onderliggende SharePoint-site? Hoe deel je veilig bestanden met externe partners? Door direct te werken in de eigen werkomgeving, beklijft het geleerde beter.
Daarnaast bieden we digitaal naslagwerk, e-learningmodules en follow-upsessies. Zo kunnen medewerkers op elk moment terugvallen op actuele informatie. We zorgen dat de opgedane kennis verankerd wordt, zodat je organisatie blijvend profiteert van de nieuwe vaardigheden.
Finalist als partner
Wij ondersteunen niet alleen met techniek, maar ook met strategisch advies, adoptie en continu beheer. We werken al meer dan 30 jaar in de IT-sector en kennen de valkuilen en kansen van digitale transformatie. Onze specialisten hebben diepgaande kennis van Microsoft 365, SharePoint, Teams en Power Platform. Ook denken we graag mee over integraties met andere systemen, zoals een CRM of ERP.
Bij Finalist geloven we in de maatschappelijke waarde van technologie: IT kan processen optimaliseren, mensen verbinden en positieve impact creëren. We helpen je niet alleen bij de implementatie, maar richten ons ook op adoptie en draagvlak. Zo zorgen we voor een toekomstbestendige digitale werkomgeving die recht doet aan de ambities van jouw organisatie.
Boek een gratis intake!
Met de trainingen en ondersteuning van Finalist haal je het maximale uit Teams en SharePoint, vermijd je valkuilen en bouw je aan een veerkrachtige organisatie.
Benieuwd hoe je organisatie in 2025 écht het verschil kan maken met Microsoft Teams en SharePoint? Dan is het tijd om je digitale werkomgeving te herzien en je medewerkers te trainen in slim gebruik van de nieuwste tools. Tijdens onze gratis intake luisteren we naar je uitdagingen en doelen. Vervolgens krijg je een advies op maat, inclusief een plan om medewerkers op te leiden en ongestructureerde data te voorkomen.
Klaar om een volgende stap te zetten? Neem dan nu contact met ons op voor een gratis intake. Samen maken we jouw digitale werkplek klaar voor de uitdagingen en kansen van 2025 – en daarbuiten.
