Intranet: (bijna) alles wat je altijd al wilde weten
Waar gaat het over?
Een intranet is een onmisbaar hulpmiddel voor organisaties om communicatie, samenwerking en het beheer van informatie te verbeteren. In deze blog behandel ik veelgestelde vragen over intranetten.
Je leest wat een intranet is, hoe het is ontstaan, welke soorten er zijn en wat het verschil is tussen een intranet en een digitale werkomgeving (DWO).
Heb je na het lezen nog vragen? Neem gerust contact op! We helpen je graag verder.
Om te beginnen, wat is een intranet?
Een intranet is een privénetwerk binnen je organisatie dat alleen voor medewerkers toegankelijk is. Het is een platform voor interne communicatie, samenwerking en informatiebeheer.
Het intranet fungeert ook als centrale hub voor je bedrijf. Hier vind je belangrijke aankondigingen, download je HR-formulieren, volg je trainingen of woon je online vergaderingen bij. Het maakt communicatie en samenwerking binnen je organisatie beter door informatie gemakkelijk toegankelijk te maken en de operationele efficiëntie te verhogen.
Kortom, een intranet is een besloten online wereld voor je bedrijf. Het helpt je medewerkers effectiever te werken en verbonden te blijven met wat er binnen de organisatie gebeurt.
Hoe is het intranet ontstaan?
In de vroege jaren '90 ontstond het concept van een intern netwerk binnen organisaties. Deze vroege intranetten waren voornamelijk tekstgebaseerd en gericht op het delen van documenten.
1990-2000: Met de ontwikkeling van internettechnologieën werden grafische gebruikersinterfaces de norm. Intranetten werden gebruiksvriendelijker, boden betere navigatie en ondersteunden multimediacontent. Platformen zoals Microsoft SharePoint werden populair.
2000-2010: In deze periode integreerden intranetten met kernbedrijfsprocessen. Ze werden gebruikt voor kennisbeheer, werknemersgidsen, projectbeheer en workflowautomatisering. Interne communicatie gebeurde vaak via e-mail en instant messaging.
Jaren 2010: De opkomst van smartphones maakte intranetten toegankelijk vanaf mobiele apparaten. Cloud computing zorgde voor de ontwikkeling van cloudgebaseerde intranetoplossingen, die schaalbaarheid, flexibiliteit en externe toegang boden.
Tegenwoordig zijn intranetten geëvolueerd tot uitgebreide digitale werkplekplatforms. Ze bieden functies zoals sociale netwerken, realtime samenwerkingstools, videoconferenties, taakbeheer en geavanceerde zoekmogelijkheden. Integratie met andere bedrijfsapplicaties verbetert de productiviteit en efficiëntie.
Welke soorten zijn er?
Er zijn verschillende soorten intranetten, elk met hun eigen voor- en nadelen. Hier behandel ik de meest voorkomende soorten.
Traditioneel intranet: Een privé netwerk binnen een organisatie voor interne communicatie en samenwerking tussen medewerkers. Het biedt toegang tot bedrijfsdocumenten, systemen en interne mededelingen. Traditionele intranetten worden vaak gehost op lokale infrastructuur en servers, en interne IT-teams beheren en onderhouden ze. Toegang buiten het bedrijfsnetwerk is meestal beperkt.
Voordelen: eenvoudig te implementeren, goede basisfunctionaliteiten voor documentdeling en interne communicatie.
Nadelen: beperkte samenwerkingsmogelijkheden, vaak minder flexibel en schaalbaar.
Cloudgebaseerd intranet: Gehost in de cloud, wat betekent dat lokale servers overbodig zijn. Het biedt schaalbaarheid, flexibiliteit en veiligheidsvoordelen van cloudtechnologie, zoals AWS, Azure of Google Cloud. Het is flexibel en schaalbaar, en past zich gemakkelijk aan veranderende bedrijfsbehoeften aan. Je hebt overal toegang zolang je een internetverbinding hebt. Bovendien hoef je je geen zorgen te maken over fysieke infrastructuur of hardware-upgrades.
Voordelen: schaalbaar, flexibel, gemakkelijk toegankelijk vanaf verschillende apparaten, lagere onderhoudskosten.
Nadelen: afhankelijk van een internetverbinding, mogelijke zorgen over gegevensbeveiliging.
Sociaal intranet: Legt de nadruk op samenwerking, communicatie en sociale interactie binnen een organisatie. Biedt functies zoals gebruikersprofielen, nieuwsfeeds, groepen en discussieforums. Stimuleert actieve interactie en kennisdeling tussen collega's. Kan zowel traditioneel als in de cloud worden gehost.
Voordelen: bevordert samenwerking en kennisdeling, gebruiksvriendelijk, ondersteunt sociale interacties.
Nadelen: kan overweldigend zijn door te veel sociale functies, vereist actieve deelname van medewerkers.
Intranet as a Service (IaaS): Een volledig beheerde intranet-oplossing als dienst, gehost en beheerd door externe providers. Deze oplossing vereenvoudigt zowel implementatie als onderhoud en vermindert de afhankelijkheid van interne IT-middelen. Daarnaast biedt het een breed scala aan functies, zoals integraties met andere zakelijke systemen, automatische updates en schaalbaarheid.
Voordelen: kostenefficiënt, altijd up-to-date, biedt een breed scala aan functies.
Nadelen: minder maatwerk mogelijk, afhankelijk van externe providers.
Wist je dat Finalist een IaaS-oplossing aanbiedt? Lees hier meer over de intranet-oplossing van Finalist!
Wat is het verschil tussen een intranet en een DWO?
Een intranet is vooral bedoeld om informatie en documenten binnen een organisatie te delen. Vaak is het gebaseerd op een webplatform met basisfunctionaliteiten zoals:
- Zoekmogelijkheden
- Documentopslag
- Toegang tot bedrijfsinformatie
- Nieuws
- Interne communicatie
Een Digitale Werkomgeving (DWO) focust op samenwerking, communicatie en productiviteit van medewerkers. Het ondersteunt werken op afstand en biedt toegang tot informatie vanaf verschillende apparaten. De DWO biedt een breed scala aan tools, applicaties en functionaliteiten zoals:
- Realtime communicatie
- Samenwerkingstools
- Workflowautomatisering
Wist je dat Finalist een DWO-oplossing biedt? Lees hier meer over de DWO-oplossing van Finalist!
Waarom wordt een intranet ingezet?
Na het bestuderen van de strategieën van klanten heb ik de meest voorkomende doelen voor een intranet op een rijtje gezet:
- Efficiënte informatieverspreiding
Het intranet fungeert als centraal platform voor bedrijfsinformatie en documenten. - Interne communicatie
Het intranet bevordert de communicatie tussen medewerkers en afdelingen. - Kennisbeheer
Het intranet biedt een platform voor opslag en toegang tot kennis en expertise binnen de organisatie. - Samenwerking
Het intranet ondersteunt samenwerking en projectbeheer. - Workflowautomatisering
Het intranet verbetert bedrijfsprocessen door automatisering.
Wat zijn de meest gebruikte functionaliteiten?
Bij het analyseren van de wensen en de uiteindelijke functies bij klanten, valt een duidelijke rode draad op. De volgende functies worden het meest gebruikt op een intranet:
- Zoekfunctionaliteit
- Nieuws, events en mededelingen
- Documentbeheer
- Samenwerkingstools (vooral via integratie met Microsoft 365)
- Medewerkers: contactinformatie en expertisegebieden
- Sociale functionaliteiten en netwerken
Deze opsomming toont welke functies essentieel zijn voor een effectief intranet.
Wat zijn belangrijke veiligheidsaspecten voor een intranet?
Veiligheidsaspecten zijn cruciaal om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie op een intranet te waarborgen. Door de volgende punten te beheersen, verklein je risico’s en creëer je een veilige werkomgeving:
- Toegangsbeheer: Duidelijke regels bepalen wie toegang heeft tot welke informatie. Dit voorkomt ongeautoriseerde toegang en beperkt het risico op datalekken.
- Versiebeheer: Mechanismen voor het bijhouden van wijzigingen en het archiveren van oude versies zorgen ervoor dat medewerkers altijd de meest recente en correcte informatie raadplegen.
- Gegevensbeveiliging: Bescherm gevoelige informatie met encryptie, firewalls en andere beveiligingsmaatregelen. Zero trust-beveiliging beoordeelt elk toegang verzoek kritisch, ongeacht de bron.
- Regelmatige updates: Het patchen van software, monitoren van kwetsbaarheden en implementeren van de nieuwste beveiligingsprotocollen voorkomt beveiligingslekken.
- Gebruikerstraining: Voorlichtingen over veilig gebruik van het intranet helpen medewerkers phishing-pogingen te herkennen, informatie veilig te delen en verdachte activiteiten te melden.
Werk samen om deze veiligheidspraktijken te waarborgen.
Het juiste type intranet
Een goed ontworpen intranet verbetert de efficiëntie, communicatie en samenwerking binnen een organisatie aanzienlijk.
Kies het juiste type intranet dat aansluit bij de specifieke behoeften en doelen van je organisatie. Let op gebruiksvriendelijkheid, functionaliteit en beveiliging. Zo wordt het intranet een waardevolle tool voor je organisatie.
Neem vandaag nog contact op en ontdek hoe wij jou kunnen helpen je intranetdoelen te bereiken!