Een intranet dat medewerkers écht gebruiken
De Algemene Rekenkamer werkt dagelijks aan onafhankelijk onderzoek naar de besteding van publiek geld. Daarbij spelen kennisdeling, samenwerking en toegang tot informatie een cruciale rol.
Het bestaande intranet, de Kenniskamer, voldeed steeds minder aan de behoeften van medewerkers. De technologie was verouderd, informatie was lastig vindbaar en de gebruikerservaring sloot niet meer aan op de manier waarop medewerkers samenwerken.
De Algemene Rekenkamer wilde daarom een moderne digitale werkomgeving creëren die medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden.
Van informatieplatform naar digitale werkplek
De ambitie ging verder dan het vervangen van een verouderd systeem.
Het nieuwe intranet moest uitgroeien tot een centrale plek waar medewerkers informatie vinden, kennis delen, samenwerken aan projecten en op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen de organisatie.
Gebruiksgemak en adoptie stonden daarbij centraal. Alleen wanneer medewerkers het platform daadwerkelijk gebruiken, levert het waarde op.
Ontworpen rondom dagelijkse werkzaamheden
Bij de ontwikkeling zijn de belangrijkste behoeften van medewerkers als uitgangspunt genomen.
Het platform ondersteunt 5 kernactiviteiten:
1. Werken
- Medewerkers vinden snel praktische informatie over processen, regelingen, faciliteiten en interne werkwijzen.
- Veelgebruikte informatie is direct toegankelijk, zodat medewerkers minder tijd kwijt zijn aan zoeken.
2. Kennis delen
- Expertise binnen de organisatie wordt beter zichtbaar.
- Medewerkers kunnen collega's vinden op basis van kennis, ervaring of specialisme en eenvoudig relevante bronnen en documentatie raadplegen.
3. Samenwerken
- Projectinformatie, werkwijzen, formats en documentatie zijn centraal beschikbaar. Daardoor krijgen teams meer inzicht in lopende en toekomstige projecten en wordt samenwerken eenvoudiger.
4. Op de hoogte blijven
- Nieuws, ontwikkelingen en relevante gebeurtenissen binnen en buiten de organisatie worden overzichtelijk aangeboden. Medewerkers blijven hierdoor beter verbonden met de organisatie en elkaar.
5. Zoeken en vinden
- Een moderne zoekfunctie helpt medewerkers snel de juiste informatie, documenten en kennisbronnen te vinden. Zo wordt informatie daadwerkelijk bruikbaar.
Een sociaal intranet voor de hele organisatie
Het vernieuwde platform combineert verschillende functies in één omgeving.
Het is tegelijkertijd een intranet, kennisplatform en samenwerkingsomgeving. Hierdoor hoeven medewerkers minder te schakelen tussen verschillende systemen en ontstaat één centrale plek voor informatie en interactie.
Dat draagt bij aan efficiënter werken en betere samenwerking.
Toegankelijk voor iedereen
Digitale toegankelijkheid speelde een belangrijke rol bij de ontwikkeling van het platform.
Het intranet is ontworpen zodat alle medewerkers, ongeacht eventuele beperkingen, optimaal gebruik kunnen maken van de beschikbare informatie en functionaliteiten.
Hiermee sluit de oplossing aan bij moderne toegankelijkheidsrichtlijnen en de inclusieve ambities van de organisatie.
Een toekomstbestendige technische basis
Voor de realisatie is gekozen voor Drupal in combinatie met geavanceerde zoektechnologie.
Hierdoor beschikt de Algemene Rekenkamer over een flexibel platform dat eenvoudig verder ontwikkeld kan worden en meegroeit met toekomstige behoeften.
De technische basis ondersteunt zowel contentbeheer als kennisdeling, samenwerking en informatievoorziening.
Het resultaat
Met het vernieuwde intranet beschikt de Algemene Rekenkamer over een centrale digitale werkomgeving die medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk.
Belangrijke voordelen zijn:
- Een verbeterde gebruikerservaring
- Betere vindbaarheid van informatie
- Meer mogelijkheden voor kennisdeling
- Efficiëntere samenwerking tussen teams
- Eén centrale plek voor informatie en communicatie
- Een toegankelijk en toekomstbestendig platform
Hierdoor kunnen medewerkers sneller de juiste informatie vinden, effectiever samenwerken en kennis beter benutten.
Kennis toegankelijk maken
De nieuwe digitale werkomgeving laat zien hoe technologie kan bijdragen aan een organisatie waarin kennis centraal staat.
Door informatie, expertise en samenwerking samen te brengen ontstaat een platform dat medewerkers ondersteunt in hun werk en de organisatie als geheel versterkt.
Een digitale omgeving waar zoeken daadwerkelijk vinden wordt.