Samenwerken begint met de juiste digitale omgeving
Bij Bibliotheek Utrecht werken medewerkers en vrijwilligers dagelijks samen aan het toegankelijk maken van kennis, cultuur en ontwikkeling voor een breed publiek.
Het bestaande intranet ondersteunde die samenwerking steeds minder goed. De omgeving was verouderd, lastig te beheren en sloot niet meer aan bij de behoeften van de organisatie.
Daarom ontstond de wens voor een moderne digitale werkplek die communicatie, samenwerking en informatievoorziening samenbrengt in één gebruiksvriendelijke omgeving.
Van intranet naar digitale werkplek
Samen met Bibliotheek Utrecht realiseerden we een nieuwe digitale werkomgeving op basis van Dailey.
De ambitie ging verder dan het vervangen van een technisch verouderd platform. Het doel was een centrale plek creëren waar medewerkers en vrijwilligers eenvoudig informatie vinden, samenwerken aan projecten en verbonden blijven met de organisatie.
Een omgeving die aansluit op de manier waarop mensen vandaag de dag werken.
Ontworpen voor dagelijks gebruik
Gebruiksgemak stond vanaf het begin centraal.
De nieuwe omgeving maakt het eenvoudiger om informatie te vinden, content te delen en samen te werken binnen teams en projecten. Daarnaast sluit de digitale werkplek aan op bestaande tools die medewerkers dagelijks gebruiken.
Belangrijke verbeteringen zijn:
- Eén centrale plek voor informatie en communicatie
- Eenvoudige samenwerking binnen groepen en projecten
- Integratie met Microsoft 365
- Snelle toegang tot veelgebruikte applicaties
- Een overzichtelijke tijdlijn met relevante updates
- Verbeterde vindbaarheid van kennis en documenten
Hierdoor hoeven medewerkers minder te zoeken en kunnen zij zich richten op hun werk.
Snel live, direct resultaat
Een belangrijk uitgangspunt was een snelle implementatie zonder langdurig traject.
Samen brachten we het informatielandschap in kaart, richtten de nieuwe omgeving in en begeleidden redacteuren bij het gebruik van het platform. Dankzij deze aanpak kon de nieuwe digitale werkplek binnen korte tijd in gebruik worden genomen.
Vanaf de eerste dag beschikten medewerkers over een omgeving die direct waarde toevoegt.
Eenvoudig beheer en doorontwikkeling
Naast gebruiksgemak voor eindgebruikers was ook het beheer een belangrijk aandachtspunt.
Redacteuren kunnen eenvoudig content plaatsen, beheren en categoriseren. Daarnaast wordt de digitale werkplek continu doorontwikkeld, waardoor nieuwe functionaliteiten beschikbaar komen zonder dat hiervoor telkens een apart ontwikkeltraject nodig is.
Zo blijft het platform aansluiten op veranderende wensen binnen de organisatie.
Het resultaat
Met de nieuwe digitale werkplek beschikt Bibliotheek Utrecht over een centrale omgeving voor communicatie, samenwerking en kennisdeling.
Belangrijke resultaten zijn:
- Een moderne en gebruiksvriendelijke werkomgeving
- Betere samenwerking tussen medewerkers en vrijwilligers
- Snellere toegang tot informatie en applicaties
- Eenvoudiger contentbeheer voor redacteuren
- Een toekomstbestendige digitale basis
- Ruimte voor verdere groei en ontwikkeling
Hierdoor is een omgeving ontstaan waarin medewerkers eenvoudiger samenwerken, beter geïnformeerd blijven en sneller toegang hebben tot de informatie die zij nodig hebben.
Een digitale werkplek die mensen verbindt
De samenwerking met Bibliotheek Utrecht laat zien dat een digitale werkplek veel meer is dan een intranet.
Door communicatie, kennisdeling en samenwerking samen te brengen ontstaat een omgeving die medewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werk en de verbinding binnen de organisatie versterkt.
Een digitale werkplek waar informatie, mensen en samenwerking samenkomen.