Efficiëntie en gemak voor mutatie-inspecties

Woningcorporaties staan voor de uitdaging om hun vastgoed efficiënt en effectief te beheren. Dit geldt ook voor Stichting Ouderenhuisvesting Rotterdam (SOR), die als missie heeft om senioren in Rotterdam een fijne woonomgeving te bieden. 

Een belangrijk onderdeel hiervan is het uitvoeren van mutatie-inspecties, waarbij de staat van een woning wordt gecontroleerd wanneer een huurder vertrekt en een nieuwe huurder zich aandient. Dit proces is nodig om de kwaliteit van de woningen te waarborgen, maar het ging tot voor kort gepaard met een hoop papierwerk en tijdrovende handmatige taken.

Het traditionele proces van mutatie-inspecties binnen SOR verliep grotendeels op papier. Inspecteurs sjouwden met stapels checklists van het kantoor naar de woning en weer terug, waar alle bevindingen handmatig moesten worden verwerkt en gedeeld met aannemers en medewerkers. Dit was niet alleen tijdrovend, maar zorgde ook voor een verhoogd risico op fouten en verlies van belangrijke informatie. Bovendien maakte deze werkwijze het lastig om de status van woningen op een efficiënte manier te monitoren en snelle beslissingen te nemen.

SOR besefte dat het tijd was om een digitale oplossing te zoeken die het proces zou kunnen stroomlijnen en het werk van hun inspecteurs efficiënter zou maken. De wens was om een applicatie te ontwikkelen die niet alleen het proces zou digitaliseren, maar ook zou bijdragen aan een verbeterde communicatie tussen alle betrokken partijen.

De InspectieApp, die op een tablet kan worden gebruikt zonder dat er continu internetverbinding nodig is, stelt inspecteurs in staat om de woning efficiënt te inspecteren, bevindingen direct vast te leggen en te delen met de betrokken partijen.

Wat maakt de InspectieApp zo effectief?

1. Gebruiksvriendelijke interface: De app biedt een duidelijke en overzichtelijke interface die het gemakkelijk maakt voor inspecteurs om door de verschillende onderdelen van de woning te navigeren en bevindingen in te voeren. Elke ruimte wordt apart behandeld, zodat er niets over het hoofd wordt gezien.
2. Direct foto’s toevoegen: Inspecteurs kunnen direct foto’s maken van eventuele gebreken en deze koppelen aan de checklist, zodat er altijd visueel bewijs is van de status van de woning.
3. Kostenindicatie: De app is gekoppeld aan een prijzenboek, waardoor inspecteurs een accurate kostenindicatie kunnen geven voor eventuele herstelwerkzaamheden. Dit helpt zowel de vertrekkende huurder als de nieuwe huurder om inzicht te krijgen in de mogelijke kosten.
4. Digitaal ondertekenen: Aan het einde van de inspectie kan de huurder de checklist digitaal ondertekenen, en wordt er een samenvatting van de status inclusief opmerkingen en foto’s gedeeld. De huurder krijgt deze samenvatting per e-mail als PDF, wat bijdraagt aan transparantie en helderheid.
5. Automatische archivering: Alle gegevens worden automatisch opgeslagen en gearchiveerd, zodat het kantoor altijd toegang heeft tot up-to-date informatie over de woningen.

Met de InspectieApp wordt het gehele proces van mutatie-inspectie, van voorinspectie tot eindinspectie, eenvoudig en efficiënt afgehandeld. Laten we een kijkje nemen naar hoe dit in de praktijk werkt:

Stap 1: Voorbereiding en planning 
Het proces begint nog steeds met een grondige voorbereiding. De inspecteur krijgt via de app toegang tot alle informatie over de woning en de voorgaande inspecties. De huurder ontvangt zoals gebruikelijk een bericht met de datum en tijdstip van de voorinspectie en kan via een online portaal de checklist inzien, zodat hij weet waarop gelet zal worden.

Stap 2: Voorinspectie 
Tijdens de voorinspectie gebruikt de inspecteur de InspectieApp om alle ruimtes van de woning te controleren. Eventuele gebreken worden direct vastgelegd en voorzien van foto’s, en de kostenindicaties worden automatisch gegenereerd op basis van het prijzenboek. De huurder kan meelezen op de tablet en weet zo precies welke verbeteringen er nodig zijn voordat hij de woning verlaat. Aan het eind van de voorinspectie kan de huurder direct akkoord gaan met de bevindingen, en ontvangt hij een digitale kopie van de checklist.

Stap 3: Huurderactie 
De huurder krijgt de gelegenheid om de gebreken die tijdens de voorinspectie zijn geconstateerd te verhelpen. Omdat hij een duidelijke samenvatting van de inspectie heeft ontvangen, weet hij precies wat er moet gebeuren. Dit draagt bij aan een sneller en efficiënter proces, omdat veel problemen worden opgelost nog voordat de eindinspectie plaatsvindt.

Stap 4: Eindinspectie 
Tijdens de eindinspectie controleert de inspecteur of de gebreken die tijdens de voorinspectie zijn vastgesteld, zijn verholpen. Met de InspectieApp kan dit snel en grondig worden gedaan. Als er nog steeds gebreken zijn, worden deze opnieuw vastgelegd en wordt de huurder hiervan op de hoogte gebracht. Indien nodig kan de app een reparatieopdracht direct doorsturen naar een aannemer. De sleutels en meterstanden worden geregistreerd, en het proces is voltooid.

Sinds de introductie van de InspectieApp heeft SOR een aanzienlijke efficiëntieverbetering gezien. De tijd die nodig is om inspecties af te handelen is met 30% verminderd, en het aantal fouten dat voorheen door het handmatige proces werd veroorzaakt, is drastisch afgenomen. 

De communicatie tussen de inspecteurs, aannemers, en medewerkers op kantoor verloopt nu naadloos, en het digitaal archiveren van informatie maakt het makkelijk om terug te kijken op eerdere inspecties. Ook huurders ervaren de app als positief, omdat ze direct inzage hebben in wat er nodig is en waar ze aan toe zijn.

De InspectieApp is een mooi voorbeeld van hoe digitalisering kan bijdragen aan een efficiëntere werkwijze en betere service. Bij Finalist begrijpen we dat elk project uniek is, en we werken nauw samen met onze klanten om oplossingen te ontwikkelen die echt een verschil maken. We luisteren naar de behoeften van onze klanten, denken mee in oplossingen, en zetten onze technische kennis in om een product te leveren dat voldoet aan de hoogste standaarden.

Ben je benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen bij het digitaliseren van processen? Of heb je specifieke uitdagingen waarvoor je een oplossing zoekt? Neem dan gerust contact met ons op! Onze experts staan klaar om met jou in gesprek te gaan en te ontdekken wat we samen kunnen bereiken.