Innovatieve applicatie ter ondersteuning van de belangrijkste processen

Bij Finalist zijn we er trots op dat we met de ontwikkeling van de BROS-webapplicatie een belangrijke bijdrage hebben kunnen leveren aan de Universiteit Maastricht, specifiek voor de Faculteit Health, Medicine and Life Sciences (FHML). 

De applicatie biedt ondersteuning aan een aantal kernprocessen binnen de faculteit, zoals werving, budgettering en registratie van onderwijsrollen. 

In deze case nemen we je mee in de uitdagingen waar de faculteit voor stond, hoe wij die samen met hen hebben aangepakt en welke waarde de BROS-applicatie levert.

Bij de FHML van de Universiteit Maastricht draait alles om het verbeteren van leven en gezondheid. De faculteit biedt een breed scala aan opleidingen, variërend van bachelor- en masterprogramma's tot PhD-trajecten en postacademisch onderwijs. Het onderwijs richt zich op verschillende disciplines, waaronder geneeskunde, gezondheidszorg en life sciences. 

FHML vormt samen met het academisch ziekenhuis Maastricht (azM) het Maastricht University Medical Centre (MUMC+), een plek waar onderwijs, onderzoek en patiëntenzorg samenkomen.

Met de groei van FHML, zowel in aantal studenten als in de uitbreiding van programma’s, werden verschillende processen binnen de faculteit steeds complexer. Met name het werven van docenten, het beheren van onderwijsrollen, en het budgetteren van onderwijstijd werden lastig te managen. Voorheen verliepen deze processen grotendeels via Excel en e-mail. Dit leidde tot fouten, kostte veel tijd en maakte het moeilijk om een actueel overzicht te behouden. Het was bijvoorbeeld lastig om op het juiste moment inzicht te hebben in de beschikbare budgetten en de realisatie van ingezette uren. Dit beperkte de mogelijkheden om tijdig in te grijpen bij problemen.

Daarnaast werden de uitdagingen verder vergroot door de fusie van twee faculteiten binnen de universiteit tot FHML. Dit leidde tot een toename in het aantal te ondersteunen onderwijsprogramma's en nieuwe rollen binnen het onderwijs. De groei van de studentenaantallen maakte de situatie nog ingewikkelder. Het was duidelijk dat de huidige werkwijze niet meer voldeed. 

De faculteit had behoefte aan een systeem dat de processen rondom werving, registratie en budgetbeheer zou stroomlijnen en automatiseren.

In samenwerking met het Bedrijfsbureau van FHML hebben we bij Finalist de BROS-webapplicatie ontwikkeld. Deze applicatie automatiseert de werving van docenten, het toekennen van urenbudgetten en de monitoring van de realisatie van die uren. 

Dit doen we op basis van een technologie-stack bestaande uit onder andere React, Spring Boot, Hibernate, PostgreSQL en Keycloak. Inmiddels is het systeem al meer dan vijf jaar in beheer en heeft het zijn waarde ruimschoots bewezen.

Met BROS hebben we een solide en gebruiksvriendelijke oplossing gecreëerd die het Bedrijfsbureau helpt om sneller en nauwkeuriger te werken. In plaats van uren te besteden aan het handmatig verwerken van gegevens in Excel, kunnen de gebruikers nu rekenen op een centraal systeem dat hen volledig ondersteunt in hun werkzaamheden.

De BROS-applicatie ondersteunt een aantal kernprocessen binnen FHML:

1. Wervingsproces
   Dit proces richt zich op het identificeren van openstaande onderwijsrollen binnen de faculteit, het werven van docenten voor deze rollen en het afhandelen van de benoemingen. Dit kan leiden tot een benoeming, een afwijzing of een plek op de reservelijst. BROS zorgt ervoor dat dit proces gestroomlijnd verloopt en dat er altijd inzicht is in de voortgang van de wervingsactiviteiten.
2. Budgetteringsproces
   Binnen dit proces worden urenbudgetten toegekend aan benoemde onderwijsrollen. De gebudgetteerde uren worden vervolgens vergeleken met de gerealiseerde uren, wat helpt om eventuele overschrijdingen tijdig te signaleren. Voorheen gebeurde dit handmatig in Excel, wat foutgevoelig was en veel tijd kostte. Dankzij BROS is dit proces nu volledig geautomatiseerd, wat de efficiëntie enorm heeft verhoogd.
3. Registratieproces
   Het registratieproces draait om het vastleggen van de daadwerkelijk gerealiseerde uren per onderwijsrol. Dit was voorheen een bijzonder tijdrovend proces, omdat het handmatig gebeurde en vaak achteraf werd vastgesteld. Met BROS is de registratie direct inzichtelijk, en kunnen afwijkingen tussen het budget en de realisatie snel worden opgemerkt en aangepakt.

Dankzij BROS heeft FHML nu een veel efficiëntere manier om hun werving, budgettering en realisatieprocessen te beheren. Het Bedrijfsbureau kan nu snel en accuraat gegevens vastleggen, wat zorgt voor minder fouten en een beter overzicht. Bovendien heeft de faculteit nu de mogelijkheid om snel in te grijpen wanneer er afwijkingen ontstaan tussen het toegekende budget en de gerealiseerde uren. Dit voorkomt onaangename verrassingen en zorgt ervoor dat de onderwijsrollen beter beheerd kunnen worden.

Een ander belangrijk voordeel van BROS is dat het systeem volledig schaalbaar is. Dit betekent dat, zelfs als het aantal studenten en onderwijsrollen verder groeit, de applicatie moeiteloos kan meegroeien met de faculteit. Het systeem is bovendien ontworpen om eenvoudig nieuwe functies toe te voegen, waardoor het Bedrijfsbureau altijd up-to-date blijft met de nieuwste technologische ontwikkelingen en procesverbeteringen.

Onze aanpak kenmerkt zich door korte ontwikkelcycli, waarbij we na iedere cyclus een werkend product opleveren dat direct kan worden ingezet. Op deze manier kunnen we snel inspelen op nieuwe wensen en zorgen we ervoor dat onze klanten altijd beschikken over de nieuwste functionaliteiten. 

Bovendien leveren we onze applicaties standaard in het Engels, zoals ook bij de BROS-applicatie het geval is, zodat deze breed inzetbaar zijn binnen internationale organisaties zoals de Universiteit Maastricht.

Ben je op zoek naar een digitale oplossing die je processen efficiënter maakt en beter inzicht biedt in je organisatie? Bij Finalist denken we graag met je mee. Met onze ruime ervaring en expertise in het ontwikkelen van maatwerkapplicaties kunnen we jouw organisatie helpen om de volgende stap te zetten. 

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek wat wij voor jou kunnen betekenen!