Summa College: een digitale thuisbasis voor medewerkers

Summa College leidt vakmensen op in de Brainportregio Eindhoven. Dat doet de onderwijsinstelling met ruim 250 opleidingen, verdeeld over 24 scholen.

Die scholen verzorgen beroepsonderwijs op verschillende niveaus en in meerdere leerwegen. Studenten leren er niet alleen een vak. Ze krijgen ook ruimte om te groeien, fouten te maken en hun talenten te ontdekken.

Summa College ziet onderwijs als een gezamenlijke ontwikkeling. Studenten, medewerkers en bedrijven leren met én van elkaar.

Die open leergemeenschap vraagt om een digitale omgeving die daarbij past.

In 2013 liep Summa College tegen de grenzen van het bestaande intranet aan. Uitbreidingen waren ingewikkeld en kostbaar. Ook kreeg de onderliggende portaaltechnologie steeds minder ondersteuning.

Daarom koos het College van Bestuur voor een nieuw intranet.

Dat platform moest direct waarde bieden. Tegelijk moest het acht tot tien jaar kunnen meegroeien met de organisatie.

Summa College stelde 3 belangrijke uitgangspunten vast.

1. Medewerkers actief betrekken
Het intranet moest meer worden dan een plek voor nieuws. Medewerkers moesten eenvoudig kunnen bijdragen en met elkaar communiceren. Ze konden onder meer:

• Berichten volgen en delen
• Reageren op bijdragen
• Vragen stellen aan collega’s
• Deelnemen aan discussies
• Inhoud waarderen

Decentrale redacties beheerden de content. Een centrale redactie bewaakte de kwaliteit en samenhang.

2. Informatie persoonlijk maken
Iedere medewerker gebruikt andere informatie en toepassingen. Daarom kreeg het intranet een persoonlijk dashboard.

Medewerkers konden hun startpagina deels zelf indelen. Zo kregen zij direct toegang tot relevante informatie, links en systemen.

Dat maakte het intranet bruikbaarder voor het dagelijkse werk.

3. Ruimte bieden aan teams en thema’s
Summa College wilde eenvoudig nieuwe digitale omgevingen kunnen toevoegen. Bijvoorbeeld voor een team, project of thema.

De organisatie kon deze omgevingen zelf opzetten en beheren. Iedere omgeving kreeg passende informatie, links en toepassingen.

Tien jaar later scherpt Summa College de visie op het intranet aan.

De organisatie wil één persoonlijke digitale toegangspoort. Een plek voor communicatie, samenwerking, kennisdeling en dagelijkse toepassingen.

Finalist vertaalde deze visie naar een vernieuwd intranet.

Medewerkers vinden er actuele informatie en gebruiken er verschillende webapplicaties. Ook kunnen zij berichten delen, vragen stellen en kennis uitwisselen.

Zo vormt het intranet het centrale communicatie- en informatieplatform van Summa College.

Het oorspronkelijke intranet draaide tien jaar op Drupal 7. In die periode veranderden zowel de techniek als de wensen van gebruikers.

Medewerkers verwachten snellere toegang tot informatie. Ook willen zij eenvoudiger samenwerken en reageren op berichten.

Daarom stapte Summa College over op Dailey, het intranetproduct van Finalist.

Dailey biedt de gewenste functies binnen één gestandaardiseerd platform. Nieuwe releases voegen regelmatig verbeteringen toe. Die komen voort uit ideeën van klanten en het Finalist-team.

Summa College profiteert daardoor voortdurend van nieuwe mogelijkheden.

Het vernieuwde intranet ondersteunt verschillende doelen binnen de organisatie.

Voor de organisatie

• Efficiënter samenwerken
• Teamvorming stimuleren
• Betrokkenheid vergroten
• Sociale verbinding versterken

Voor medewerkers

• Actuele informatie vinden
• Kennis delen
• Direct met collega’s communiceren
• Contactgegevens opzoeken
• Meningen en ideeën uitwisselen
• Discussies voeren

Het platform maakt informatie bovendien beter vindbaar en toegankelijk.

Summa College beschikt nu over één centrale digitale thuisbasis voor medewerkers.

Het intranet brengt informatie, communicatie en toepassingen samen. Medewerkers vinden sneller wat zij nodig hebben. Ook kunnen zij eenvoudiger bijdragen en kennis delen.

De belangrijkste resultaten zijn:

• Eén persoonlijke toegangspoort voor medewerkers
• Actuele en beter vindbare informatie
• Meer ruimte voor interactie en kennisdeling
• Digitale omgevingen voor teams en thema’s
• Een schaalbare basis voor nieuwe functies
• Een platform dat centraal en decentraal te beheren is

Het eerste intranet ondersteunde Summa College tien jaar lang. Met Dailey staat er opnieuw een basis voor de toekomst.

Het platform groeit mee met nieuwe behoeften en technische ontwikkelingen. Zo blijft het medewerkers verbinden, informeren en ondersteunen.

Summa College kan daarmee verder bouwen aan een open leergemeenschap. Ook digitaal.