Tilburg University: veilig beheer en gerichte doorontwikkeling

Tilburg University verzorgt wetenschappelijk onderwijs en onderzoek. De universiteit telt ongeveer 19.500 studenten en 2.000 medewerkers.

De gemeenschap bestaat uit studenten en medewerkers uit binnen- en buitenland. Zij werken en studeren verspreid over achttien gebouwen op de campus.

Tilburg University wil bijdragen aan de kwaliteit van de samenleving. Dat doet de universiteit met onderwijs, onderzoek en kennisdeling.

Studenten bereiden zich voor op verantwoordelijke functies in de maatschappij. Ook biedt de universiteit onderwijs aan professionals die zich verder willen ontwikkelen.

De universiteit werkt daarbij nauw samen met regionale, nationale en internationale partners.

De website speelt een belangrijke rol binnen die ambities. Studenten gebruiken de website tijdens hun oriëntatie en studie. Medewerkers vinden er informatie en beheren hun persoonlijke profiel.

De Drupalomgeving bestaat uit:

• De corporate website
• Het intranet
• De persoonlijke profielen van medewerkers

Deze omgeving moet continu beschikbaar, veilig en gebruiksvriendelijk zijn.

Tilburg University startte in 2021 een Europese aanbesteding. De universiteit zocht een partner voor het beheer en de doorontwikkeling van de Drupalomgeving.

De opdracht bestond uit drie onderdelen:

• Hosting en infrastructuur
• Technisch applicatiebeheer
• Doorontwikkeling van de digitale omgeving

Finalist kreeg de opdracht en startte met een stapsgewijze migratie.

Finalist beheert ruim 100 applicaties voor meer dan 60 klanten. Omdat die applicaties niet altijd door Finalist zijn gebouwd, begint elke overname met een grondige analyse.

Het Drupalteam migreerde de omgeving van Tilburg University in zes stappen.

1. Gezamenlijke start
Tijdens de kick-off besprak het team de aanpak, planning en taakverdeling. Alle afspraken kwamen in een transitiechecklist op basis van het Programma van Eisen.

2. Technische audit
Finalist onderzocht de volledige Drupalomgeving en legde de bevindingen vast in een rapport. Onderdelen met een onvoldoende vormden een risico voor de continuïteit. Daarom bracht het team ook de benodigde verbeteringen in kaart.

3. Beheertooling inrichten
Finalist richtte de hulpmiddelen in voor:

• Versiebeheer
• Releasemanagement
• Technische documentatie
• Inzicht in de beheergeschiedenis

Zo bleven wijzigingen inzichtelijk en beheersbaar.

4. Ontwikkelstraat bouwen
Daarna volgden de hosting, de OTAP-straat en de geautomatiseerde tests. Met een proefmigratie en stresstest controleerde het team of de omgeving stabiel bleef onder zware belasting.

5. Verbeteringen doorvoeren
Finalist loste de belangrijkste auditpunten op. Tilburg University accepteerde daarna de nieuwe omgeving. De functioneel beheerders kregen een overdrachtssessie.

6. Livegang
Een dag voor de livegang ging de contentstop in. Finalist zette vervolgens de database en bestanden over. Na de controles ging de Drupalomgeving live en werd de contentstop opgeheven.

Na de migratie richtte Finalist zich op veiligheid, kwaliteit en stabiliteit.

Alle ontwikkelingen voldoen aan vaste programmeerstandaarden. Voor PHP gebruikt het team de officiële PHP-standaard. Voor Drupal gelden de Drupal-codingstandaarden.

Deze standaarden verkleinen de kans op fouten. Ze bevatten ook verschillende beveiligingsmaatregelen.

Daarbij volgt het team aanbevelingen van OWASP. Deze internationale organisatie verzamelt kennis over de beveiliging van webapplicaties.

Finalist automatiseert zoveel mogelijk controles binnen het ontwikkelproces.

De tooling controleert bijvoorbeeld of nieuwe code voldoet aan de afgesproken standaarden. Daardoor ontdekt het team afwijkingen al tijdens het bouwen.

Ook privacy en wetgeving krijgen structureel aandacht. Een centrale cookie-oplossing helpt de website te voldoen aan de geldende regels.

Tilburg University hoeft daardoor niet bij iedere wijziging opnieuw een eigen oplossing te ontwikkelen.

Testen is noodzakelijk, maar kost veel tijd. Vooral als dezelfde handelingen bij iedere release terugkomen.

Daarom gebruikt Finalist geautomatiseerde tests.

Bij iedere nieuwe oplevering controleert de tooling automatisch belangrijke onderdelen van de website. Het team ziet daardoor sneller waar onverwachte fouten ontstaan.

Dat levert verschillende voordelen op:

• Problemen komen eerder aan het licht
• Herhalende controles kosten minder tijd
• Testers houden meer tijd over voor nieuwe functies
• Releases worden voorspelbaarder
• De kwaliteit blijft beter bewaakt

Automatische tests vervangen niet al het handmatige werk. Ze zorgen er wel voor dat testers zich op de belangrijkste onderdelen kunnen richten.

Een veilige en stabiele omgeving vormt de basis. Daarna draait het om de effectiviteit van de website.

Finalist bekijkt verbeteringen vanuit drie perspectieven:

• Techniek
• Gebruikerservaring
• Online strategie

Zo ontstaat niet alleen een goed werkende website. De website ondersteunt ook de doelen van Tilburg University.

De universiteitswebsite speelt een belangrijke rol bij de werving van studenten.

Het doel is niet alleen om veel studenten te bereiken. Tilburg University wil vooral studenten aantrekken die weten wat een opleiding inhoudt.

Goede en volledige informatie helpt studenten bij hun keuze. Dat kan teleurstelling en studie-uitval helpen voorkomen.

Finalist ondersteunt dit proces met advies en doorontwikkeling.

Met webstatistieken onderzoekt het team hoe bezoekers de website gebruiken.

Daarbij staan vragen centraal zoals:

• Vinden bezoekers de juiste opleiding?
• Bereiken zij hun doel?
• Verlaten zij de website tijdens een belangrijke stap?
• Is de informatie begrijpelijk en toegankelijk?
• Werkt de website prettig op ieder apparaat?

De uitkomsten geven richting aan nieuwe verbeteringen.

Finalist helpt Tilburg University daarnaast met zoekmachineoptimalisatie en toegankelijke content. Ook krijgen redacteuren jaarlijks een opfrissessie.

Zo blijft niet alleen de techniek actueel. Ook de kwaliteit van de content blijft op niveau.

Tilburg University werkt met een vast team van Finalist. Dat team kent de techniek, de organisatie en de ambities van de universiteit.

Hierdoor hoeft de universiteit bij iedere wijziging niet opnieuw uitleg te geven. Het team kan sneller schakelen en bouwt kennis op over de omgeving.

Bij nieuwe functies kiest Finalist waar mogelijk voor bewezen standaardoplossingen. Maatwerk komt pas in beeld als dat aantoonbaar meerwaarde biedt.

De Drupalomgeving van Tilburg University draait nu op een veilig en stabiel platform.

Finalist verzorgt het technisch beheer en werkt continu aan verbeteringen. Daarbij krijgen zowel de website als het intranet aandacht.

De belangrijkste resultaten zijn:

• Een veilige en hoog beschikbare Drupalomgeving
• Een beheerst en voorspelbaar releaseproces
• Geautomatiseerde kwaliteitscontroles
• Snellere signalering van fouten
• Structurele aandacht voor privacy en toegankelijkheid
• Een vast team met kennis van de omgeving
• Gerichte doorontwikkeling op basis van data
• Een effectievere website voor studenten en medewerkers

Zo beschikt Tilburg University over een digitaal platform dat vandaag goed werkt en klaar is voor verdere ontwikkeling.