Van toekomstbestendig naar toekomstbehendig

Voor Quawonen, de toonaangevende woningcorporatie in Krimpen a/d IJssel en de Krimpenerwaard, stond de digitale toekomst centraal toen ze Finalist benaderden. De vraag was duidelijk: hoe kunnen we onze organisatie toekomstbehendig maken? 

Quawonen stond voor de uitdaging om hun huidige informatie- en automatiseringsbeleid (I&A) te transformeren naar een strategisch plan dat niet alleen de huidige bedrijfsdoelstellingen ondersteunt, maar ook ruimte biedt voor groei en innovatie in de toekomst. 

Dit bracht hen bij Finalist, waar ze zochten naar een partner die meer kon bieden dan een kant-en-klaar IT-plan. Ze zochten naar handvatten om zélf koers te kunnen houden en een flexibele roadmap te creëren die hen verder helpt.

De reis begon in het voorjaar van 2023 met een offerteaanvraag voor een digitale IT-visie en een I&A-plan. Quawonen stond voor een belangrijke beslissing: hoe konden ze hun bestaande systemen updaten en optimaliseren om niet alleen efficiënter te werken, maar ook voorbereid te zijn op toekomstige ontwikkelingen? Hun inmiddels verouderde I&A-beleid had al geleid tot inefficiënties en onnodige kosten, en het was tijd voor een frisse start.

Finalist heeft Quawonen geholpen door een gestructureerde aanpak te hanteren, die gebaseerd was op zes duidelijke stappen. Deze stappen leidden tot een gezamenlijke IT-visie die als kompas zou fungeren voor toekomstige projecten. 

De eerste stap in dit proces was om een helder beeld te krijgen van de huidige stand van zaken bij Quawonen. Dit gebeurde door het inventariseren van beleidsdocumenten, I&A-uitgangspunten, en architectuurmodellen. 

Maar het bleef niet alleen bij een papieren analyse. Finalist heeft ook een reeks interviews gehouden met sleutelfiguren binnen Quawonen, wat resulteerde in een diepgaand inzicht in hun digitale volwassenheid. Deze volwassenheidsscan, die gebaseerd was op het MIT-model en geaccrediteerd door Nyenrode, gaf een helder beeld van waar de organisatie stond en waar de grootste verbeterpunten lagen.

De uitkomst van deze stap was een gedetailleerd rapport waarin de huidige digitale volwassenheid van Quawonen werd beschreven. Dit gaf zowel Quawonen als Finalist een stevige basis om de volgende stappen te zetten in de ontwikkeling van de I&A-strategie.

Een belangrijk aspect van het werk van Finalist is het voorkomen van een kloof tussen de huidige situatie en de toekomstige doelen van een organisatie. Hiervoor maakte Finalist gebruik van het zogeheten 3 horizons model, een strategisch model dat helpt om zowel de korte als lange termijn helder in beeld te krijgen.

• Horizon 1 is de nabije toekomst, een berg die al binnen handbereik is. Hier kijken we naar de projecten en veranderingen die binnen de komende twee tot drie jaar gerealiseerd kunnen worden.
• Horizon 2 is de middellange termijn, waarbij de top van de berg zichtbaar is, maar de route erheen nog onduidelijk. Dit betreft veranderingen die tussen de drie en vijf jaar gerealiseerd worden.
• Horizon 3 is de verre toekomst, een horizon die momenteel nog niet zichtbaar is, maar waar wel rekening mee gehouden moet worden. Dit betreft een visie voor zes tot tien jaar vooruit.

Door dit model te gebruiken tijdens werksessies met Quawonen, wist Finalist een duidelijk onderscheid te maken tussen kortetermijndoelen en langetermijnambities. Dit gaf Quawonen niet alleen een helder overzicht van waar ze naartoe werken, maar zorgde ook voor realistische verwachtingen over wat er op de lange termijn mogelijk is.

Na het definiëren van de strategische horizons, richtte Finalist zich op het in kaart brengen van het huidige applicatielandschap binnen Quawonen. Dit was een belangrijke stap, omdat dit landschap het fundament vormt voor alle toekomstige digitale transformatieprojecten.

Tijdens deze fase bleek dat het applicatielandschap van Quawonen grotendeels actueel was, wat een solide basis bood voor de verdere ontwikkeling van de I&A-roadmap. Deze inventarisatie diende als voorbereiding voor de volgende stap, waarin een heatmap van het applicatielandschap werd ontwikkeld.

Het applicatielandschap van Quawonen werd in deze fase geplot op het CORA bedrijfsfunctiemodel (versie 4.2). Dit model gaf een visueel overzicht van de verschillende bedrijfsfuncties en de applicaties die daarbinnen worden gebruikt. 

De bedrijfsfuncties werden onderverdeeld in drie categorieën:

1. Primaire bedrijfsfuncties. Deze functies zorgen ervoor dat de producten en diensten van Quawonen aan de markt worden aangeboden.
2. Secundaire bedrijfsfuncties. Deze ondersteunen de primaire functies en zorgen ervoor dat de organisatie soepel kan functioneren.
3. Sturende bedrijfsfuncties. Deze geven richting aan de primaire en ondersteunende functies, bewaken de voortgang en sturen bij waar nodig.

Door de applicaties te scoren op basis van deze functies, kon Finalist bepalen welke applicaties de hoogste prioriteit hadden voor vervanging of optimalisatie. Dit resulteerde in een heatmap die duidelijk maakte waar de kritieke punten in het applicatielandschap lagen. Rood gekleurde applicaties hadden de hoogste prioriteit, terwijl groene applicaties al voldeden aan de behoeften van de organisatie.

Met deze heatmap in handen, had Quawonen een krachtig hulpmiddel om gerichte beslissingen te nemen over hun applicatiestrategie. De uitkomst was een gedetailleerd document waarin precies werd uitgelegd welke applicaties wel of niet pasten bij de organisatie en waarom.

Met alle verkregen inzichten uit de vorige stappen was het tijd om de roadmap te ontwikkelen. Deze roadmap beschreef de digitale transformatie van Quawonen voor de komende drie jaar. Dit plan gaf niet alleen richting aan de IT-projecten, maar maakte ook duidelijk welke innovaties op welke termijn zouden worden gerealiseerd.

De roadmap werd opgesplitst in concrete projecten, waarbij de impact en omvang van elk project werd geschat. Dit zorgde voor een overzichtelijk plan waarin stap voor stap werd uitgelegd welke acties nodig waren om de gestelde doelen te bereiken. 

In de laatste stap van het project leverde Finalist alle resultaten op in een overzichtelijke visuele samenvatting. Deze zogenaamde "praatplaat" toonde in één oogopslag de belangrijkste uitkomsten van het traject en gaf Quawonen een helder beeld van hun nieuwe I&A-strategie.

Deze samenvatting fungeert als leidraad voor toekomstige IT-projecten en helpt de organisatie om de ingezette koers vast te houden. Het is een visuele vertaling van alle deliverables, van de digitale volwassenheidsscan tot de roadmap voor de komende jaren.

Na de succesvolle afronding van dit traject heeft Finalist Quawonen geadviseerd over de implementatie van hun nieuwe IT-visie. Dit gebeurde op basis van een projectenportfolio, waarin precies werd beschreven welke projecten uitgevoerd moesten worden om de I&A-doelstellingen te realiseren.

Met deze roadmap en het bijbehorende projectenportfolio heeft Quawonen nu alle tools in handen om hun digitale transformatie voort te zetten. Finalist heeft hen niet alleen geholpen met het definiëren van een toekomstbehendige strategie, maar ook met de middelen om die strategie zelf verder uit te rollen. 

Dit partnership tussen Finalist en Quawonen is een perfect voorbeeld van hoe een gestructureerde en op maat gemaakte aanpak kan leiden tot duurzame digitale groei.

De samenwerking tussen Finalist en Quawonen heeft niet alleen geresulteerd in een heldere I&A-roadmap, maar ook in een gedeelde visie die de organisatie in staat stelt om flexibel te blijven in een snel veranderend digitaal landschap. 

Finalist blijft betrokken om Quawonen te ondersteunen waar nodig, maar de belangrijkste winst is dat Quawonen nu de handvatten heeft om zelf de toekomst in te stappen.

Wil je meer weten of deze case, neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.