8 tips voor het realiseren van een online zorgportaal

31-05-2016

Dit artikel is gepubliceerd op 'Ik wil mobiel werken'​
Steeds meer zorginstellingen maken gebruik van een online portaal waarop cliënten en zorgverleners inloggen. Maar hoe realiseer je dat? Mark Venema is informatie-analist bij webdienst-ontwikkelaar Finalist en werkte daarvoor ruim 15 jaar in de zorgsector als applicatiebeheerder. Hij geeft 8 tips om een effectief online zorgportaal op te zetten.

#1. Bereid het ontwikkeltraject goed voor

Veel instellingen denken vooral aan de voordelen voor de zorgconsument en vergeten de behoeften van hun eigen medewerkers, leveranciers en eventuele andere stakeholders. Maar een zorgportaal biedt je juist de kans om ook die gebruikersgroepen in hun behoeften te voorzien, wat goed is voor het draagvlak binnen de instelling. Laat marketing meedenken over de huisstijl, laat zorgconsumenten én medewerkers brainstormen over het interactie-ontwerp en inventariseer bij alle partijen de behoeften.

Trek voor het voorbereidingstraject voldoende tijd uit en zorg dat de alle vertegenwoordigers van de verschillende gebruikersgroepen betrokken worden. Als je dit voortraject goed afrondt, heb je een realistische businesscase en weten de betrokkenen wat ze kunnen verwachten. Een te snel doorlopen voortraject levert vaak inefficiënties op gedurende de realisatiefase waardoor uiteindelijk minder functies kunnen worden gerealiseerd met de beschikbare middelen.

#2. Ontwikkel een gebruiksvriendelijk zorgportaal

Voor wie is het zorgportaal bedoeld? Dat is de hoofdvraag die je jezelf in het voorbereidingstraject moet stellen. De manier om een gebruikersvriendelijk zorgportaal te bouwen is door je doelgroep te betrekken in het ontwikkelproces. Op die manier bouw je een portaal dat echt goed aansluit bij de behoeften van de gebruikers en creëer je tegelijkertijd betrokkenheid en draagvlak bij de stakeholders. Daar heb je straks als het platform live gaat erg veel aan.

#3. Inventariseer de applicaties die je gaat ontsluiten

Inventariseer de applicaties die je op het portaal wilt gaan ontsluiten. Controleer vervolgens of er een goede API is of dat er misschien nieuwe software moet worden aangeschaft. Wat ook vaak gebeurt, is dat er meerdere applicaties worden gebruikt in een zorginstelling die hetzelfde doen. Dit is een mooi moment om te bepalen met welke software je verder gaat. Dat wordt ook wel een applicatierationalisatie genoemd. Denk tijdens het in kaart brengen van de diverse applicaties ook na over een governance model; wie is verantwoordelijk voor wat? Zeker binnen een keten met gekoppelde applicaties is dit een essentiële stap.

#4. Ontwikkel stap voor stap

Wat je vooral niet moet willen, is alle functionaliteiten in één keer ontsluiten. Het resultaat is vaak dat alles half werkt en niets helemaal naar wens is. Pak het proces daarom stap voor stap aan. Zorg voor een goed interactieontwerp en een goed dashboard, en haak daar steeds meer applicaties en functionaliteiten op aan.

Denk goed na over welke functionaliteit je als eerst wil ontsluiten. Zoek de quick wins op, de toepassingen die direct zichtbare voordelen opleveren voor een grote groep gebruikers. Als je een paar diensten voor je zorgportaal hebt ontwikkeld die goed werken en echt een efficiencyslag opleveren, werk je ook weer aan dat stuk draagvlak en betrokkenheid.

Belangrijk: Als je bepaald hebt waar je als eerst aan gaat werken, houd daar dan ook aan vast. Het gebeurt helaas nog te vaak dat men van gedachten verandert en andere prioriteiten krijgt, terwijl de bouw al in volle gang is. Dat kost dan een hoop tijd en geld, eeuwig zonde.

#5. Kies je ontwikkelmethode met zorg

Denk goed na over hoe je het proces in wilt gaan. Wil je van te voren precies weten wat je gaat bouwen of ga je agile (bv met scrum) en laat je het eindresultaat wat meer organisch ontstaan? Scrum en agile ontwikkelen is helemaal ‘in’, maar als je organisatie daar niet klaar voor is dan is het echt niet aan te raden. Agile werken levert vaak een goed resultaat, maar vergt ook een hoge mate van betrokkenheid. Iets dat niet elke instelling kan leveren.

#6. Denk goed na over rollen en rechten

Je gaat je systemen straks ontsluiten voor verschillende doelgroepen, het is dus belangrijk om goed na te denken over hoe je mensen gaat autoriseren voor bepaalde gegevens en toegang gaat geven tot applicaties. Het klinkt misschien als een open deur, maar omdat je via een portaal toegang gaat geven tot verschillende typen applicaties, moet je dat ook aan de voorkant goed regelen.

Een voorbeeld: een huisartsenpraktijk heeft 30 applicaties waar iedere huisarts nu iedere keer apart voor moet inloggen. De ene assistent heeft tot 4 applicaties toegang en de andere weer tot 6 andere. Zorg dat je dit allemaal goed op een rij hebt, voordat je gaat bouwen. Wie mag intakes toekennen en wie mogen de resultaten bekijken? Ook verder in het proces, als je gaat werken met testomgevingen, is dit belangrijk. Medewerkers moeten je zorgportaal testen, maar je wilt niet dat patiëntgegevens zichtbaar zijn. Advies is dan ook om te testen met gefingeerde of geanonimiseerde gegevens.

#7. Wees realistisch en kritisch als het om budget gaat

Er komt meer kijken bij het bouwen van een online zorgportaal dan je misschien in eerste instantie denkt. De realisatie bestaat uit verschillende onderdelen, van koppelingen, single-sign-on tot ontsluiting aan de voorkant volgens een visueel- en interactieontwerp. Daarnaast moet de applicatie gehost worden: kies je voor de cloud of toch binnen de eigen muren? Je hebt waarschijnlijk lang niet alle kennis in huis om dat allemaal op te zetten, daarvoor moet je meestal expertise inhuren en daar hangt een prijskaartje aan. Natuurlijk is dat prijskaartje heel anders voor een kleine huisartsenpraktijk dan voor een ziekenhuis, maar het is wel iets om bij stil te staan.

#8. Denk na over de toekomst

Wat doe je als de performance van een deel van de beschikbaar gestelde functionaliteiten afneemt of volledig uitvalt? Zorg dat je hiervoor scenario’s hebt klaarliggen, voor de korte termijn en voor de langere termijn. Denk daarbij aan een communicatieplan, mogelijkheden voor verdere database-optimalisatie, en hoe om te gaan met integratie- en bulktesten.

Betrek leveranciers bij het opstellen van je scenario’s. Zij hebben een goed beeld van de nieuwste ontwikkelingen, kunnen je daarover adviseren en in plaats van ze alleen in nood¬gevallen te bellen, creëer je betrokkenheid een gedeelde verantwoordelijkheid.

Houd er daarnaast rekening mee dat behoeften veranderen en nieuwe (technologische) mogelijkheden om de hoek staan te trappelen. Denk daarom ook na over toekomstige wensen en zorg ervoor dat je systeem eenvoudig mee kan groeien met de ontwikkelingen.

Smartwatch

De toekomst kun je niet voorspellen. Zorg dan ook vooral voor een applicatie-architectuur die wendbaar is, zodat je kunt blijven inspelen op nieuwe ontwikkelingen. Nieuwste ontwikkeling is bijvoorbeeld big data. Door externe gegevensbronnen toe te voegen, verbreed je het toepassingsgebied van het portaal. Combineer bijvoorbeeld OV-informatie met agenda’s, zodat je cliënten en werknemers tijdig kunnen inspelen op storingen. En in het kader van Internet of Things kun je ook denken aan het koppelen van data uit apparaten van je zorginstelling of uit de wearables die zorg¬consumenten gebruiken. Of zelfs het ontsluiten van portaalgegevens op een smartwatch.

Wil je meer weten? Klik hier voor het webinar.

Mark Venema
Informatie Analist