De Universiteit Utrecht is een wereldwijde topuniversiteit en uitgegroeid tot een moderne en toonaangevende researchuniversiteit met een groeiende internationale reputatie. De universiteit telt meer dan 30.000 studenten en 6.300 medewerkers. Met zeven faculteiten bestrijkt de Universiteit het hele wetenschappelijke spectrum van onderzoek en onderwijs.
Vanaf 2013 is de Universiteit Utrecht begonnen met het verbeteren van de online communicatiestrategie van de verschillende doelgroepen door middel van een OCP (online communicatie platform). Met deze duidelijke communicatiestrategie willen zij een goede aansluiting blijven houden met de doelgroep, heldere en eenduidige communicatie verzorgen en een sterke online beleving van het merk. Binnen het OCP moesten 5 doelgroepgerichte sites gebouwd worden, namelijk: het intranet, de bachelorsite, de mastersite, de studentensite en de corporate website. Nadat Finalist had bewezen een goede partner te zijn voor de Universiteit door de ontwikkeling van de Bachelorsite (op deze site kunnen studiekiezers een passende bacheloropleiding binnen de universiteit vinden) is de vraag vanuit Universiteit Utrecht gekomen om ook de andere doelgroepgerichte sites te vervangen of te bouwen.
Aangezien voor de eerste website Drupal als CMS is gebruikt, lag het voor de hand om ook de overige sites in Drupal te realiseren. Met designs van Mangrove en een gevulde backlog per site is er gestart met ontwikkelen. Voorwaarde vanuit de Universiteit was dat er flexibel pagina’s konden worden aangemaakt die er goed uitzagen op zowel desktop, tablet en mobiel.
De corporate website en de mastersite werden gelijktijdig gerealiseerd. Er zijn enkele templates ontwikkeld die verder flexibel opgebouwd kunnen worden met paragrafen, zoals teksten, afbeeldingen, video’s of tabellen. Paragrafen die voor de mastersite werden ontwikkeld kwamen ook beschikbaar voor de corporate website en andersom. Dit resulteerde in een consistente ‘look and feel’ en tijdbesparing tijdens de ontwikkeling. Vervolgens werd de studentensite ontwikkeld op basis van de corporate website, waarna specifieke onderdelen werden toegevoegd. Deze werden vervolgens beschikbaar gesteld voor de corporate en mastersite. Dit gedeelde DNA is bij het onderhoud en doorontwikkeling van de doelgroepgerichte sites een voordeel. Kwaliteit en flexibiliteit staan centraal. Omgevingen worden binnen de infrastructuur van de Universiteit Utrecht opgeleverd in de zogenaamde OTAP-straat, waarbij realisatie en beheer goed gescheiden zijn ten einde van kwaliteit en beschikbaarheid te verhogen.
De realisatie vond zeer iteratief (Agile) plaats. Het ontwikkelteam werkte 2 à 3 dagen per week op locatie van de Universiteit Utrecht en werkte nauw samen met redacteuren, communicatie, beheer & ICT. Ook werd er een Whatsapp groep opgericht om snel met elkaar te kunnen schakelen. Per site is er een apart project ingericht. Een Sr. Adviseur van Finalist assisteerde de productowners van de Universiteit Utrecht om stakeholders te managen. Iedere site heeft zijn eigen productowner vanuit de Universiteit die erg nauw samen heeft gewerkt met de scrummaster en het ontwikkelteam van Finalist. Door de bouw van meerdere websites liepen er dus verschillende scrumteams parallel aan elkaar. In elk scrumteam zaten op z’n minst een backender, frontender en informatie analist. Tevens participeerde de functionele testers van Universiteit Utrecht in het scrumteam van Finalist. Een directielid van Finalist acteerde in de stuurgroep, samen met de directeur ICT, directeur Communicatie en directeur inkoop van de Universiteit Utrecht. Deze verbondenheid heeft aan de basis gestaan voor het succes.
Het resultaat mag er dan ook zijn. In twee jaar tijd staat het OCP, die de Universiteit Utrecht helpt zich extern te profileren en haar studenten en medewerkers een plek te bieden voor alle voor hen gerelateerde vragen.