Opdrachtgever: VluchtelingenWerk Nederland
VluchtelingenWerk Nederland (VWN) is een grote vrijwilligersorganisatie die door heel Nederland de belangen van politieke vluchtelingen in het algemeen behartigt, de vluchtelingen begeleidt bij hun asielprocedure en gezinshereniging. Daarna speelt VWN een belangrijke rol bij de huisvesting en integratie van de vluchtelingen. Er werken 14.000 vrijwilligers en ongeveer 1.000 betaalde medewerkers.
Vraag
Het voormalig systeem van VWN was technisch verouderd en had een lage gebruiksvriendelijkheid. Daarnaast is VWN steeds bezig om haar organisatie te verbeteren en daar hoort verdere standaardisatie bij. Een nieuw VluchtelingenVolgsysteem (VVS) was dus wenselijk. In een VVS worden alle gegevens van de begeleiding vastgelegd en beschikbaar gesteld aan de medewerkers en vrijwilligers die er vanuit hun rol bij kunnen. Hierbij speelt de privacy van de vluchtelingen een belangrijke rol, maar ook de gebruiksvriendelijkheid door de diversiteit aan gebruikers. Het nieuwe systeem moest dus voldoen aan harmonisering van werkprocessen en verantwoordingsinformatie, maar er moet ook recht worden gedaan aan de wensen van rond de 300 gemeenten in Nederland. De gemeenten hebben namelijk namens de overheid een primaire verantwoordelijkheid over de opvang van vluchtelingen.
Oplossing
Vanwege de grote aantallen vrijwilligers was het leveren van een gebruiksvriendelijk systeem een van de belangrijkste eisen. Daarnaast moest het systeem veilig en flexibel zijn voor de diverse doelgroepen. VWN werkt samen met landelijke procedures die ook nog eens per regio aanpasbaar moeten zijn. Zo kunnen stichtingen zelf nieuwe procedures toevoegen en wijzigen.
Samenwerking
Het vluchtverhaal van vluchtelingen bevat gegevens die zeer vertrouwelijk zijn. Geheime diensten zouden er gebruik van willen maken. Doordat VWN niet vaak zulke grote projecten heeft, liet zij zich begeleiden door SIG; Software Improvement Group. Zij controleerde wekelijks onze software en toetste de security aspecten van onze applicaties.
Resultaat
VWN beschikt nu over een gebruiksvriendelijk VVS dat zij eenvoudig zelf kan configureren als het gaat om rapportages en het inrichten van procedures. Alle doelstellingen zijn behaald en het resultaat is een uniek systeem waarbij een substantiële bijdrage is geleverd aan de unieke behandelingen van vluchtelingen in Nederland.