Vluchtelingen Volgsysteem

VluchtelingenWerk ondersteunt vluchtelingen en asielzoekers van het moment dat ze worden opgevangen in Nederland totdat ze zelfstandig hun weg hebben gevonden.

VluchtelingenWerk is de enige organisatie in Nederland die vluchtelingen in alle stadia van hun verblijf bijstaat. Dat doen ze met een netwerk van locaties, medewerkers en vrijwilligers in het hele land. VluchtelingenWerk is actief in alle asielzoekerscentra (azc’s) en in 74% van alle gemeenten in Nederland.

Het voormalig systeem van VWN was technisch verouderd en had een lage gebruiksvriendelijkheid. Als onderdeel van VWN's voortdurende inspanningen om de organisatie te verbeteren, was verdere standaardisatie ook noodzakelijk. 

Om aan deze behoefte te voldoen, werd een nieuw VluchtelingenVolgsysteem (VVS) geïmplementeerd. Dit systeem legt alle begeleidingsgegevens vast en maakt deze beschikbaar voor medewerkers en vrijwilligers die er vanuit hun rol toegang toe hebben. Hierbij wordt zorgvuldig rekening gehouden met de privacy van de vluchtelingen en de gebruiksvriendelijkheid voor een diverse groep gebruikers.

Het nieuwe systeem moest niet alleen voldoen aan de harmonisatie van werkprocessen en verantwoordingsinformatie, maar moest ook tegemoetkomen aan de specifieke wensen van ongeveer 300 gemeenten in Nederland. Deze gemeenten hebben namelijk een primaire verantwoordelijkheid voor de opvang van vluchtelingen namens de overheid.

Dankzij de omvangrijke groep vrijwilligers was het cruciaal om een gebruiksvriendelijk systeem te ontwikkelen. Naast gebruiksvriendelijkheid stonden veiligheid en flexibiliteit hoog op de lijst van vereisten, gezien de diverse doelgroepen en de samenwerking met landelijke procedures. Deze procedures dienen bovendien aanpasbaar te zijn per regio, waardoor stichtingen zelf de mogelijkheid hebben om nieuwe procedures toe te voegen of bestaande aan te passen.

Het vluchtverhaal van de vluchtelingen bevat uiterst vertrouwelijke informatie die aantrekkelijk kan zijn voor geheime diensten. Omdat VWN niet frequent betrokken is bij dergelijke omvangrijke projecten, heeft zij zich laten begeleiden door SIG, de Software Improvement Group. Zij voerde wekelijks controles uit op onze software en beoordeelde de beveiligingsaspecten van onze applicaties.

VWN heeft nu toegang tot een gebruiksvriendelijk VVS, waarmee ze moeiteloos rapportages kan configureren en procedures kan instellen.

Alle doelstellingen zijn behaald en het resultaat is een uniek systeem waarbij een substantiële bijdrage is geleverd aan de unieke behandelingen van vluchtelingen in Nederland.

Interessant? 
Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.