Opdrachtgever: Surplus Zorggroep
Surplus Zorgroep biedt een gevarieerd aanbod op het gebied van zorg, wonen en welzijn in West- en Midden-Brabant. Voor verpleegzorg, thuiszorg, dagbesteding en zorg in woongroepen kan men bij Surplus terecht. Surplus heeft 2200 medewerkers in dienst en 1400 vrijwilligers tot haar beschikking. De kernwaarden van Surplus zijn dichtbij, actief en persoonlijk.
Vraag
Surplus heeft aan Finalist gevraagd om een interactief kwaliteitshandboek van deze tijd te maken. Het oude kwaliteitshandboek van Surplus werd namelijk niet voldoende gebruikt. Redenen daarvoor waren dat het niet te benaderen was buiten een Surplus-locatie of via een ander apparaat dan een pc, dat het niet interactief was en de informatie slecht vindbaar was binnen het handboek.
Oplossing
Als oplossing is het product OPEN-zaak ingezet, een bewezen interactief platform. In dit product, dat gebaseerd is op Drupal CMS, is een documentbeheerstructuur verweven. Bovendien is de focus gelegd op een geavanceerde zoektechnologie, zodat de medewerkers altijd het document of de informatie vinden die zij wilden en verwachtten te vinden. Tijdens de ontwerpfase werd de werkwijze van de gebruiker centraal gesteld om zo een gebruiksvriendelijk en prettig werkbaar kwaliteitshandboek te realiseren.
Samenwerking
Finalist heeft een mensgerichte UX-aanpak gekozen in de analysefase, om tot een goed design te komen van het handboek. In verschillende interactieve sessies zijn de sleutelfiguren van Surplus betrokken bij het tot stand komen van dit design: het was een joint-effort. In de realisatie is de Agile projectmethodiek toegepast. Door middel van verschillende deelopleveringen is het mogelijk geweest voortschrijdend inzicht te verwerken tijdens de ontwikkeling. Het eindresultaat lag vooraf niet vast maar kon door Surplus bijgestuurd worden door nauw met elkaar samen te werken.
Resultaat
Het resultaat is een interactief kwaliteitshandboek, die bedoeld is om kwaliteitsdocumenten en -informatie gemakkelijk en snel beschikbaar te maken voor de medewerkers van Surplus op alle mogelijke locaties en devices. Het interactieve karakter van het handboek zorgt ervoor dat medewerkers hun ervaringen met collega’s kunnen delen m.b.t. de documenten, hun feedback kunnen leveren en de informatie kunnen waarderen. Ook is het handboek geïntegreerd met een ander extern kwaliteitssysteem: het Vilans KICK-portaal. Hiermee worden landelijk geldende zorgprotocollen ontsloten en in het kwaliteitshandboek gepresenteerd. De medewerker krijgt zo op basis van zijn zoekterm(en) alle relevante informatie getoond en kan vervolgens nog filtering toepassen via facetnavigatie om snel en gemakkelijk te kunnen zoeken. Voor de redacteuren van het kwaliteitshandboek is er een intelligent documentbeheerstructuur ingebouwd. Een document volgt een bepaalde workflow van auteur naar beoordelaar tot publicatie.