Social Intranet voor Summa College

Opdrachtgever: Summa College

Het Summa College bestaat uit 22 scholen voor middelbaar beroepsonderwijs. Deze branchegerichte scholen verzorgen meer dan 250 beroepsopleidingen in verschillende leerwegen en op verschillende niveaus.

Vraag

Summa College had een aantal doelstellingen voor zichzelf opgesteld. Zij willen namelijk efficiënter werken, teamvorming stimuleren, betrokkenheid bij de organisatie vergroten en sociale verbinding creëren. Naar aanleiding van deze doelstellingen kwam Summa College erachter dat het intranet niet meer voldeed aan de hedendaagse wensen. Uitbreiding van het intranet zou complex en kostbaar worden, ook werd de techniek achter het intranet niet meer doorontwikkeld en nog maar beperkt ondersteund. Het College van Bestuur van Summa College had daarom opdracht gegeven een Europese aanbesteding uit te schrijven voor een nieuwe intranetomgeving met sociale aspecten.

Oplossing

Nadat wij te horen hebben gekregen dat wij geselecteerd zijn als implementatiepartner, zijn wij gelijk gestart met het realisatietraject. Er is begonnen met het inleven in de gebruiker van het intranet. Samen met Summa College zijn de gebruikersgroepen in kaart gebracht en op basis van de afgenomen interviews zijn vervolgens de persona’s ontwikkeld. Aan de hand van de gewenste functionaliteiten van de persona’s én de functionaliteiten die Summa College zelf al had samengesteld, is de definitieve functionaliteitenlijst voor het intranet samengesteld. Vanuit deze lijst is er een prototype en uiteindelijk een visueel ontwerp gemaakt. Na al deze stappen succesvol doorlopen te hebben, met akkoord van Summa College, is er gestart met de realisatie van het intranet in Drupal CMS. Het intranet bevat een reeks mooie functionaliteiten die het sociale karakter van het intranet onderstrepen. De medewerkers kunnen elk type content (nieuws, blogs etc.) voorzien van likes of reacties, het is mogelijk om personen of groepen te volgen en er is sprake microblog-functionaliteit. Finalist heeft single sign on geïmplementeerd, zodat de medewerkers op hun werkstation direct ingelogd zijn in de intranetomgeving. Finalist heeft een webservice opgebouwd waarin Summa College actuele gegevens van de gebruikers vanuit de achterliggende systemen kan inbrengen. Op deze wijze is het intranet ook daadwerkelijk persoonlijk gemaakt.

Samenwerking

Alle stappen van design tot implementatie zijn in een hechte samenwerking uitgevoerd. Door de branchekennis van Finalist op het gebied van onderwijs kon snel worden geschakeld. Door de agile ontwikkelmethodiek was er gedurende het hele ontwikkelproces afstemming tussen Finalist en Summa College over het te ontwikkelen intranet.

Resultaat

Het huidige intranet is een Drupal CMS omgeving waar interactie, personalisatie en flexibiliteit centraal staan. Summa College heeft nu een persoonlijke, digitale toegangspoort (portaal), gericht op interactieve interne communicatie, (samen)werken en het delen van informatie. Het nieuwe intranet geeft toegang tot volledige en actuele digitale Summa informatie, interactieve communicatiemogelijkheden en webapplicaties.