Werkprocesoptimalisatie-scan: van Excel naar een toekomstbestendig proces

Veel organisaties starten met Excel als snelle oplossing voor complexe vraagstukken. Maar naarmate de processen groeien, ontstaan kwetsbaarheden. Finalist helpt maatschappelijke organisaties met het identificeren en vervangen van deze risico's door robuuste software-oplossingen. Dat begint met een Werkprocesoptimalisatie-scan.

We zorgen voor inzicht, prioritering en richting naar een schaalbare, veilige en efficiënte werkwijze.

Wat begint als een slimme oplossing in Excel groeit al snel uit tot een ondoorzichtig netwerk van formules, macro’s en versies. Het gebrek aan schaalbaarheid, beperkte integraties met andere systemen, foutgevoeligheid en de afhankelijkheid van individuele collega’s vormen serieuze risico’s voor continuïteit en kwaliteit.

Met de Werkprocesoptimalisatie-scan brengt Finalist dit kraakhelder in beeld. We analyseren welke processen nu via spreadsheets, handmatige stappen of geïsoleerde tools verlopen. Vervolgens bepalen we samen waar de meeste waarde te behalen valt met maatwerksoftware.

De Werkprocesoptimalisatie-scan is een pragmatische, gestructureerde aanpak in drie fasen:

1. Verkenning en inventarisatie
Een informatieanalist brengt samen met jouw team de huidige werkprocessen en gebruikte hulpmiddelen in kaart. We identificeren de meest risicovolle en inefficiënte processen, met focus op Excel-gebaseerde oplossingen.

2. Globale scan en prioritering
Per proces analyseren we de impact, complexiteit, frequentie en risico’s. Op basis daarvan ontstaat een prioriteitenlijst van processen die in aanmerking komen voor vervanging of verbetering.

3. Diepte-analyse (Ist-Soll)
Voor één of meerdere prioriteiten voeren we een diepgaande Ist-Soll Gap-analyse uit. Dit vormt de basis voor het technisch ontwerp van een maatwerkapplicatie. Denk hierbij aan geautomatiseerde businessregels, veilige databeheerstructuren en gebruiksvriendelijke interfaces.

Met deze scan leg je een stevige basis voor duurzame verbetering van je processen. Je gaat van handmatig werken naar een geautomatiseerde aanpak, wat zorgt voor minder fouten en meer controle. Tegelijkertijd vergroot je de toekomstbestendigheid van je organisatie doordat je minder afhankelijk wordt van individuele medewerkers en belangrijke processen beter borgt in de organisatie.

De scan helpt ook om jouw systemen schaalbaar en goed geïntegreerd te maken, met slimme koppelingen naar andere systemen en ondersteuning voor meerdere gebruikers. Daarnaast wordt dataveiligheid en compliance versterkt door het gebruik van centrale databases, logging, versiebeheer en mogelijkheden voor audits.

Finalist voerde vergelijkbare trajecten succesvol uit voor diverse organisaties. Enkele voorbeelden:

• Finalist heeft Universiteit Maastricht geholpen met de transitie van Excel-budgetbeheer naar een robuuste, schaalbare en toekomstbestendige maatwerkapplicatie.
   
• Voor Spotta heeft Finalist de handmatige registratieprocessen vervangen door web- en mobile-apps. Dit heeft geleid tot minder fouten en veel tijdwinst.
   
• Bij METRI heeft Finalist IT-ratio’s geautomatiseerd via een betrouwbare maatwerkoplossing.
   
• Samen met Quantum Leben heeft Finalist de complexe premieberekeningen die nog in Excel stonden overgezet naar schaalbare en bruikbare software.
   
• WFZ is geholpen door de Excel-oplossingen voor budgetbeheer en leningen te vervangen door centrale tooling.

Wil je weten waar in jouw organisatie risico’s schuilen en waar de grootste winst te behalen valt? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking en intake. 

Of vul het formulier hieronder in. Dan nemen wij contact met jou op om een afspraak te maken. We kijken ernaar uit om met je mee te denken!