Betrokkenheid, sociale verbinding en kennisdeling

Met meer dan 250 opleidingen binnen 24 scholen leidt Summa College vakmensen op in de Brainport regio Eindhoven. Deze branchegerichte scholen verzorgen beroepsopleidingen in verschillende leerwegen en op verschillende niveaus. 

Het Summa College is een ontmoetingsplek, een open leergemeenschap waar ruimte is om te groeien en fouten te maken. Om te ontdekken wie je bent en je eigen pad te bewandelen. Om de talenten te ontwikkelen die je nodig hebt om mee te kunnen komen, op school, in je werk én in de samenleving. Kortom: om te worden wie je wilt zijn en te kunnen doen waar je écht gelukkig van wordt. 

Binnen de leergemeenschap van Summa College leren en ontwikkelen, studenten, medewerkers en het bedrijfsleven samen, met elkaar.

In 2013 constateerde Summa College dat het bestaande intranet niet langer voldeed aan de actuele behoeften en dat het uitbreiden ervan zowel complex als kostbaar was. Bovendien werd de (portaal)technologie achter het intranet niet meer doorontwikkeld en slechts beperkt ondersteund. Om deze redenen heeft het College van Bestuur besloten om een nieuwe intranetomgeving te implementeren.

Deze nieuwe omgeving moest niet alleen stabiel genoeg zijn voor de huidige behoeften, maar ook geschikt zijn voor toekomstige uitbreidingen in de komende 8 tot 10 jaar. 

Hierbij werden de volgende randvoorwaarden als essentieel beschouwd:

Interactie: Het nieuwe intranet moest medewerkers de mogelijkheid bieden om op een laagdrempelige en actieve manier digitaal met elkaar te communiceren. Naast de inhoud van decentrale redacties, waarbij een centrale redactie de kwaliteit bewaakt, konden medewerkers zelf bijdragen aan de inhoud van het intranet. Ze konden ook de inhoud van collega's volgen, delen, erop reageren, discussiëren en waarderen.

Personalisatie: Het nieuwe intranet fungeert als een persoonlijke toegangspoort, waarmee medewerkers toegang hebben tot toepassingen en informatie die essentieel zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden. Medewerkers kunnen hun homepage of dashboard gedeeltelijk naar eigen inzicht inrichten met informatie, links en toepassingen die voor hen relevant zijn. Deze personalisatie vergroot de betrokkenheid van medewerkers bij het gebruik van het intranet.

Flexibiliteit: Het nieuwe intranet maakt het eenvoudig om (nieuwe) digitale omgevingen te creëren voor groepen en thema's. Het Summa College kan zelf deze digitale omgevingen (subsites) opzetten en inrichten met toepassingen, links en informatie.

Nu 10 jaar later is de visie op intranet aangescherpt. 

Summa College wil een persoonlijke, digitale toegangspoort (portaal) creëren, gericht op interactieve interne communicatie, (samen)werken en het delen van informatie. Daar is Finalist mee aan de slag gegaan en heeft inmiddels het vernieuwde intranet naar volledige tevredenheid opgeleverd.

Het nieuwe intranet geeft toegang tot volledige en actuele digitale Summa informatie, interactieve communicatiemogelijkheden en webapplicaties. Het intranet is ingericht door een combinatie van decentrale redacties en door inbreng van de medewerkers. Via het digitaal stellen van vragen aan medegebruikers kunnen direct antwoorden worden ontvangen van de redactie of collega’s. Redactie en medewerkers worden gestimuleerd actief te participeren in het gebruik van het nieuwe intranet. Summa intranet is hèt communicatie- en informatieplatform van en voor de medewerkers van Summa College.

Het intranet, dat we oorspronkelijk opgebouwd hebben met behulp van Drupal 7, heeft dus gedurende een periode van 10 jaar succesvol gefunctioneerd. Met de introductie van Drupal 10 en de veranderende verwachtingen van gebruikers met betrekking tot online interactie, heeft Summa College besloten over te stappen naar ons standaardproduct: Dailey.

Dailey zal nog steeds voldoen aan alle vereisten, maar nu vanuit een gestandaardiseerd product. Dit is bijzonder handig, aangezien nieuwe releases functionaliteiten met zich meebrengen die zijn voorgesteld door andere klanten en door het Finalist-team zelf. 

Onderstaande doelstellingen zijn met succes gerealiseerd:

Organisatorisch

• Efficiënter werken;
• Teamvorming stimuleren;
• Betrokkenheid bij de organisatie vergroten;
• Sociale verbinding creëren. 

Inhoudelijk

• Informeren;
• Kennis delen;
• (Realtime) Communicatie faciliteren;
• Toegankelijkheid van informatie vergroten;
• Contactinformatie verbeteren;
• Meningen delen en discussie bevorderen.

Hierdoor kan Summa College weer vooruitkijken naar een periode van 10 jaar met vernieuwde mogelijkheden!