Portaal voor meer dan 6.000 medewerkers

De Technische Universiteit Delft is de oudste en grootste technische universiteit van Nederland. Met acht faculteiten, ruim 25.000 studenten en meer dan 6.000 medewerkers werkt de universiteit dagelijks aan baanbrekend onderwijs, onderzoek en innovatie met één gezamenlijke ambitie: impact maken voor een betere samenleving.

Om medewerkers optimaal te ondersteunen in hun dagelijkse werkzaamheden wilde TU Delft één centrale digitale werkomgeving creëren. Een plek waar informatie, communicatie en applicaties samenkomen en die aansluit op de verschillende rollen, behoeften en werkzaamheden binnen de organisatie.

Binnen een organisatie met duizenden medewerkers is relevante informatie niet voor iedereen hetzelfde. Wetenschappelijk personeel, ondersteunende diensten en faculteiten gebruiken andere systemen, voeren andere taken uit en hebben behoefte aan andere informatie.

TU Delft zocht daarom een medewerkersportaal dat:

• alle belangrijke informatie op één plek samenbrengt;
• medewerkers snel toegang geeft tot hun dagelijkse werkzaamheden;
• persoonlijke dashboards mogelijk maakt;
• samenwerking en kennisdeling stimuleert;
• flexibel kan meegroeien met nieuwe wensen en ontwikkelingen.

Samen met TU Delft ontwikkelden we een geïntegreerd medewerkersportaal op basis van Liferay DXP. De ontwikkeling begon met een uitgebreid Design Thinking-traject, waarin we samen met medewerkers onderzochten hoe zij werken, welke informatie zij nodig hebben en welke processen eenvoudiger konden.

De uitkomsten vertaalden we naar een gebruiksvriendelijk UX/UI-ontwerp en een reeks user stories. Vervolgens realiseerden we het portaal in korte SCRUM-sprints, waardoor gebruikers continu konden meedenken en nieuwe inzichten direct werden verwerkt.

Het medewerkersportaal vormt voor ruim 6.000 medewerkers de digitale start van hun werkdag.

Iedere gebruiker beschikt over een persoonlijk dashboard dat eenvoudig is aan te passen aan de eigen werkzaamheden. Al tijdens het eerste gebruik wordt het portaal gepersonaliseerd op basis van enkele vragen over functie, faculteit en werkzaamheden.

Medewerkers kunnen vervolgens zelf bepalen welke informatie en functionaliteiten zij direct willen zien, waaronder:

• Nieuws en agenda afgestemd op faculteit, afdeling of functie.
• Dagelijkse taken, zoals verlof aanvragen, tentamencijfers invoeren, reserveringen maken of laboratoriumartikelen bestellen.
• Praktische informatie over HR-processen, regelingen, cao's en andere interne kennis.

Zo krijgt iedere medewerker precies de informatie en applicaties die relevant zijn voor zijn of haar werk.

Het medewerkersportaal is uitgegroeid tot de centrale digitale werkplek van TU Delft. Medewerkers vinden sneller informatie, starten hun werkzaamheden vanuit één omgeving en hebben direct toegang tot de applicaties die zij dagelijks gebruiken.

Dankzij de modulaire opzet en de inzet van Liferay DXP blijft het platform eenvoudig uitbreidbaar en kan het voortdurend worden aangepast aan nieuwe wensen vanuit de organisatie.

Een digitaal medewerkersportaal is nooit af. Daarom werken we samen met TU Delft continu aan verdere optimalisatie op basis van gebruikersfeedback, nieuwe inzichten en veranderende behoeften.

Door technologie, gebruikerservaring en organisatieontwikkeling voortdurend met elkaar te verbinden, blijft het portaal ook in de toekomst een centrale en waardevolle digitale werkplek voor duizenden medewerkers.

Benieuwd hoe wij jouw organisatie kunnen helpen met een moderne digitale werkplek of medewerkersportaal? We denken graag mee over een oplossing die samenwerking eenvoudiger maakt en medewerkers optimaal ondersteunt.