Samenwerken, kennis delen, vinden

Het vorige intranet van de Algemene Rekenkamer, bekend als 'de Kenniskamer', dateert uit 2008 en vertoonde verschillende tekortkomingen. Het gebruikte CMS was verouderd, de structuur en inhoud voldeden niet langer aan de behoeften van zowel gebruikers als beheerders, en de zoekmachine functioneerde niet naar behoren.

Vanuit het oogpunt van gebruikers wenste de Algemene Rekenkamer (AR) een intranet dat niet alleen aantrekkelijk is, maar ook daadwerkelijk door gebruikers wordt omarmd en regelmatig wordt gebruikt. Het doel was om het vernieuwde intranet te laten leiden tot:

1. Een verbeterde gebruikservaring 
2. Adoptie: een hogere en intensievere gebruiksgraad
3. Functionaliteiten die zowel uitvoering van de werkzaamheden als het samenwerken van en tussen de medewerkers van de AR ondersteunen.

We hebben het gloednieuwe intranet ontwikkeld met behulp van het open source CMS Drupal. Drupal is officieel erkend als Digital Public Good, wat bijdraagt aan het bevorderen van de Sustainable Development Goals.

“Drupal is an open source content management system powering ambitious digital experiences across government, higher-ed, non-profit, and other sectors for more than 20 years.”

Drupal staat bekend om zijn vermogen om unieke websites te creëren door gebruik te maken van standaard bouwstenen, vergelijkbaar met het bouwen met Lego. De modulariteit van Drupal maakt het ook een low-code platform, wat betekent dat er weinig maatwerk nodig is. Eventueel maatwerk dat wel vereist is, volgt de codestandaarden van Drupal. Net zoals bouwwerken van Lego-steentjes, worden ook websites die met Drupal worden gebouwd samengesteld uit standaard bouwblokken.

Om het maximale uit Drupal te halen op het gebied van zoeken gebruiken we zoektechnologie Apache Solr. Dit is een krachtige en open source search engine, die goed integreert met Drupal. Solr biedt een snelle zoekervaring en functies zoals auto-aanvullen, ‘bedoelde u …?’ en natuurlijk de filters op een resultatenpagina. Alle Drupal content, ook in gepubliceerde documenten, wordt geïndexeerd en is dus doorzoekbaar! We zetten Solr in voor al onze onderwijsklanten. We werken al meer dan 10 jaar met deze zoektechnologie. 

Drupal wordt ontwikkeld door een open source community. Inclusiviteit en toegankelijkheid zitten in het DNA. Zo bouwen en testen mensen met een beperking mee aan Drupal. Dit is onderscheidend en zorgt voor digitoegankelijkheid. Een mooi voorbeeld is het beheerthema, het scherm waarmee de redacteur werkt. Dit is ontwikkeld met digitoegankelijkheid als uitgangspunt. In de front-end zit een semantische opmaak, zodat screen readers goed met de website omgaan. Er is een speciaal Accessibility Team dat de toegankelijkheid van Drupal test en bewaakt vanuit WCAG 2.1 AA. 

Het nieuwe platform is een sociaal intranet, kennisplatform en samenwerkingsomgeving in één geworden, waarin de volgende toptaken ondergebracht zijn:

• Werken: Medewerkers willen via het intranet antwoord vinden op praktische vragen omtrent het werk en het reilen en zeilen van de AR. Het intranet moet daarom kunnen voorzien in richtlijnen, basisdocumenten, regelingen en dergelijke, zowel op het gebied van onderzoek als op het gebied van facilitaire zaken en HRM. Veel voorkomende taken (opzoeken telefoon- en locatiegegevens, bekijken weekmenu e.d.) moeten gemakkelijk uitgevoerd kunnen worden.
• Kennis delen: Medewerkers willen weten wat de achtergrond en expertise van collega’s is, of willen een collega zoeken bij een bepaald profiel dat nodig is in een project. Daarnaast willen ze weten wat de juiste bronnen en links zijn rondom veel voorkomende soorten onderzoek.
• Samenwerken: Medewerkers willen antwoord op de vraag welke projecten we doen, met wie en voor wie, en wat de actuele stand van zaken van het project is. Ze willen inzicht in de aanpak, stappen, methodes en beschikbare formats, tools en dergelijke. Ze willen ook weten welke projecten er aankomen.
• Op de hoogte zijn: Medewerkers willen weten wat er aan actuele en relevante ontwikkelingen speelt binnen en buiten de organisatie. Ze willen nieuws over de organisatie, informatie over interessante events, weten wat media en stakeholders van ons vinden en wat wij zelf vinden. Medewerkers willen kunnen participeren in discussies.
• Ondersteunen (zoeken en vinden): Medewerkers willen gebruik kunnen maken van alle bronnen en documenten die binnen de organisatie beschikbaar zijn. Ze willen gerichte vragen kunnen stellen en snel relevante resultaten vinden.

Interessant? 
Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvende kennismaking.